Tài liệu hướng dẫn về đối soát, thanh quyết toán và xuất hóa đơn này (“Hướng dẫn”) nhằm giúp cho Đơn Vị Chấp Nhận Thanh Toán (“ĐVCNTT”), với tư cách là khách hàng, khi sử dụng giải pháp chấp nhận thanh toán Paykit do Công ty Cổ phần Công nghệ Vidiva (“Vidiva” hoặc “Paykit”) cung cấp, theo dõi được các giao dịch mà người mua thanh toán cho ĐVCNTT thành công trên công cụ quản lý dành cho ĐVCNTT (website hoặc ứng dụng) mà Paykit cung cấp.
Đồng thời Hướng dẫn này giúp ĐVCNTT xác định được việc kiểm soát và xử lý được dòng tiền trên Paykit.
1. Hướng dẫn về đối soát và xuất hóa đơn
1.1. Đối soát tháng:
  1. Vào ngày làm việc thứ 02 hàng tháng, Paykit gửi báo cáo tổng hợp số liệu giao dịch phát sinh qua email cho ĐVCNTT;
  2. Trong vòng 03 ngày làm việc tiếp theo, hai bên cùng thực hiện xác nhận số liệu giao dịch phát sinh và xử lý giao dịch chênh lệch qua email;
  3. Sau thời gian này (05 ngày làm việc đầu tiên hàng tháng):
    • Nếu Paykit không nhận được phản hồi từ ĐVCNTT: số liệu giao dịch phát sinh ghi nhận trên hệ thống của Paykit được công nhận là đúng và được dùng để ghi nhận, tính phí và xuất hóa đơn cho ĐVCNTT;
    • Nếu hai bên vẫn chưa thống nhất số liệu: Paykit sẽ xuất hoá đơn phí theo số liệu ghi nhận trên hệ thống của Paykit và các chênh lệch (nếu có) sẽ được điều chỉnh vào hóa đơn phí của tháng tiếp theo.
1.2. Xuất hóa đơn:
  1. Paykit xuất hóa đơn phí cho ĐVCNTT 1 lần/tháng, trong vòng 07 ngày làm việc đầu tiên hàng tháng;
  2. Paykit xuất hóa đơn với thông tin theo đúng như trên giấy phép đăng ký kinh doanh của ĐVCNTT khi đăng ký với Paykit. ĐVCNTT không được đề nghị Paykit xuất hóa đơn với thông tin khác với ban đầu khi đăng ký với Paykit;
  3. Paykit sẽ xuất hóa đơn có mã cơ quan thuế chấp nhận và gửi qua email đã đăng ký cho ĐVCNTT.
1.3. Nguyên tắc xử lý số liệu lệch:
  1. Dữ liệu trên hệ thống của Paykit là dữ liệu gốc để thực hiện xử lý giao dịch sai lệch;
  2. Thời hạn xử lý số liệu lệch: Trong vòng 1 tháng liền sau tháng có giao dịch lệch;
  3. Sau khi hết thời hạn xử lý số liệu lệch vẫn không xác định nguyên nhân và/hoặc cách giải quyết, Paykit có quyền tạm giữ số tiền giao dịch sai lệch và phí dịch vụ phải trả của ĐVCNTT trong khoảng thời gian thích hợp để đại diện có thẩm quyền của các Bên sẽ xem xét và cho ý kiến giải quyết cuối cùng.
2. Hướng dẫn về thanh toán
2.1. Paykit thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng tới tài khoản ngân hàng đã đăng ký của ĐVCNTT.
  1. Tài khoản ngân hàng đã đăng ký của ĐVCNTT là tài khoản thanh toán đang hoạt động hợp lệ, được mở tại Ngân hàng thương mại ở Việt Nam.
  2. ĐVCNTT được đăng ký tối đa 02 tài khoản ngân hàng để nhận thanh toán, bao gồm 01 tài khoản chính và 01 tài khoản nhận thanh toán. Trong đó, tài khoản chính phải là tài khoản chính chủ, và tài khoản nhận thanh toán phải thỏa mãn các yêu cầu trong Đơn đăng ký bổ sung tài khoản nhận thanh toán theo mẫu của Paykit.
  3. Quy định về tài khoản chính:
    • Cá nhân kinh doanh: tài khoản ngân hàng đứng tên cá nhân chủ sở hữu.
    • Hộ kinh doanh(1) : tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh, hoặc của cá nhân đại diện hộ kinh doanh trên Giấy chứng nhận đăng ký Hộ kinh doanh.
    • Doanh nghiệp tư nhân(2) : tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tư nhân, hoặc của cá nhân đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
    • Các loại hình doanh nghiệp và công ty khác: tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp/công ty có tên trùng với tên doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
 
(1) Hộ kinh doanh: do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh.
Theo Điều 79 Nghị định Số 01/2021/NĐ-CP của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp
(2) Doanh nghiệp tư nhân: là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Theo Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020 Số: 59/2020/QH14
2.2. Ngày thanh toán: Paykit thực hiện thanh toán cho ĐVCNTT 2 lần/tuần, vào thứ 3 và thứ 5 hàng tuần.
2.3. Giá trị thanh toán:
  1. Paykit thực hiện thanh toán cho toàn bộ giao dịch phát sinh trước 19h ngày liền kề ngày thanh toán và được ghi nhận là thành công trên hệ thống của Paykit. Trường hợp phát sinh giao dịch chênh lệch, các giao dịch chênh lệch sẽ được tính vào đợt thanh toán đầu tiên sau khi hai bên thống nhất số liệu.
  2. Với mỗi giao dịch phát sinh, Paykit sẽ tạm giữ lại khoản phí mà ĐVCNTT phải trả cho Paykit căn cứ vào Phí dịch vụ theo thỏa thuận giữa Paykit và ĐVCNTT.